El pastizal y el Excel

Lo he visto decenas de veces. En obra y en planta. En empresas medianas y en grandes. Da igual el sector, da igual el tamaño.

La empresa compra un sistema. A veces Smartsheet, a veces un ERP, a veces una plataforma de gestión de proyectos que costó lo que cuesta un coche decente. Hay reunión de presentación. Hay demos. Hay entusiasmo en las primeras semanas.

Y luego, tres meses después, en cualquier reunión de seguimiento, el jefe de proyecto saca su Excel de siempre.

"Por si acaso."

Qué significa "por si acaso"

"Por si acaso" es la forma educada de decir: no confío en lo que compramos.

No es mala voluntad. No es resistencia al cambio por capricho. Es algo mucho más concreto y más honesto: el sistema nuevo no le ha demostrado todavía que es más fiable que el Excel que lleva usando 8 años. Y en ausencia de esa demostración, se queda con lo que conoce.

El Excel de fondo no es el problema. El Excel de fondo es el síntoma. El problema está en la implementación. En cómo se hizo el cambio. En si alguien se preocupó de que el equipo creyera de verdad en la herramienta antes de obligarles a usarla.

Y casi siempre, nadie lo hizo.

El modelo que falla

La mayoría de proyectos de digitalización funcionan así: el proveedor hace una implementación técnica impecable. Los módulos están configurados. Los permisos están asignados. El sistema funciona exactamente como debe funcionar según el manual.

Luego hay una formación. Dos días, a veces tres. Un consultor muestra las funcionalidades. La gente apunta cosas. Hay un par de preguntas. Al final todo el mundo asiente.

El proveedor cierra la fase de implementación y pasa al siguiente proyecto.

Y el equipo del cliente vuelve a su escritorio con un sistema nuevo que entiende más o menos, sin haber cambiado ni un solo proceso real de trabajo, sin haber resuelto todavía las diez dudas concretas que van a aparecer la segunda semana.

Cuando aparecen esas dudas, no hay nadie al otro lado. Y el Excel está ahí. Siempre ha estado ahí. Y funciona. Y lo entienden.

La diferencia que nadie explica antes de firmar

Hay dos tipos de consultor de digitalización. Y la diferencia no siempre se ve en la propuesta económica.

El primero vende software. Configura, forma, entrega, se va. Su trabajo termina cuando el sistema está "en producción". Lo que ocurra después no es su responsabilidad contractual.

El segundo acompaña transformaciones. Sabe que el go-live no es el final. Es el principio de la fase más difícil: conseguir que un equipo que lleva años haciendo las cosas de una manera cambie cómo las hace. Y eso no ocurre en dos días de formación. Ocurre en semanas. A veces en meses.

Yo llevo 20 años en esto. Y te digo sin dudarlo que la diferencia entre un proyecto que funciona y uno que acaba en un cajón no está en la tecnología. Está en quién se queda cuando la formación termina.

Qué pasa cuando nadie se queda

La segunda semana es la crítica. La primera semana todo el mundo está atento, motivado, recordando lo que aprendió en la formación. La segunda semana aparecen los problemas reales. El caso que no estaba en la demo. El workflow que no cuadra con cómo trabaja ese equipo en concreto. El dato que no saben dónde meter.

Si en ese momento hay alguien al otro lado del teléfono, el problema se resuelve en 20 minutos y el equipo aprende algo nuevo sobre el sistema. Si no hay nadie, el equipo busca la solución más rápida disponible. Que es el Excel.

Y cada vez que alguien recurre al Excel, la confianza en el sistema nuevo baja un punto. Y cuando la confianza baja, el uso baja. Y cuando el uso baja, los datos del sistema dejan de ser fiables. Y cuando los datos no son fiables, hasta el más comprometido del equipo vuelve a Excel.

Es un ciclo. Y se rompe solo en la segunda semana, cuando alguien está ahí para sostenerlo.

Lo que yo hago diferente

Antes de tocar un solo botón, me siento con el equipo directivo a entender cómo trabajan de verdad. No cómo dicen que trabajan. Cómo trabajan de verdad.

Dónde están los cuellos de botella. Qué información llega tarde. Qué reuniones existen solo porque los datos no fluyen. Quién es el escéptico del equipo que va a ser el primero en volver al Excel si el sistema falla.

Con eso diseñamos un sistema que resuelve problemas reales de esa empresa concreta. No una implementación genérica con el módulo estándar. Una solución que el jefe de proyecto ve funcionar en su propio contexto desde el primer día.

Y luego nos quedamos. Semanas. Los primeros meses. Porque es ahí donde se gana o se pierde la batalla de la adopción.

No vendo software. Acompaño transformaciones.

Hay una diferencia enorme. Y se nota en el precio. Y se nota mucho más en el resultado.